Oleh : Dr. Diana Hertati, M.Si dan Dhian Satria Yudha K, S.Kom, M.Kom
Dosen UPN “Veteran” Jawa Timur
SIDOARJO || faktaperistiwanews.co – Proses pengarsipan surat di Kantor Desa Segorotambak masih menerapkan aplikasi pengarsipan manual seperti masih menggunakan buku catatan arsip dalam mencatat surat masuk dan surat keluar dan pengarsipan surat disimpan dalam lemari dan dikelompokan sesuai dengan dokumen yang sejenis. Manajemen arsip yang masih konvensional tentunya memunculkan persoalan dalam pencarian data dan distribusi arsip yang selalu didistribusikan dengan kertas.
Era revolusi industry 4.0 pengelolaan sistem kearsipan berbasis teknologi sangat diperlukan guna memudahkan dalam penyelenggaraan pelayanan publik. Oleh karena itu peran akademisi dalam mewujudkan aplikasi tersebut sangat penting melalui kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan secara terjadwal di tahun 2022 ini. Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan solusi dalam proses pengarsipan di kantor Desa Segorotambak Kecamatan Sedati – Sidoarjo.
Pelaksanaan PkM ini dilaksanakan dengan cara memberikan literasi pelatihan digitalisasi arsip dengan menggunakan sistem aplikasi Saredes. Materi pelatihan Saredes diberikan dari proses instalasi, proses pemasukan data-data master dan proses pemasukan arsip digital ke aplikasi serta proses pemeliharaan arsip dan pencarian arsip.
Target khusus yang akan dicapai adalah tersusunnya aplikasi SAREDES (Sistem Arsip Elektronik Desa) dan mahasiswa mendapat pengalaman di luar kampus, Dosen berkegiatan di luar kampus dan Hasil kerja dosen dapat digunakan masyarakat. Kegiatan ini diawali dengan pretes untuk mengukur pemahaman awal para peserta tentang pengelolaan arsip. Kemudian dilanjutkan dengan pemberian materi oleh nara sumber Dr. Diana Hertati, MSi dengan pembahasan tentang Pedoman Pengelolaan Kearsipan Desa dan Pedoman Klasifikasi Arsip. Materi kedua disampaikan oleh Dhian Satria Yudha K, S.Kom., M. Kom yang memaparkan materi tentang Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi dengan aplikasi Saredes.
Postest dilakukan sebagai penutup pelatihan guna mengukur seberapa paham materi yang diserap dan dipahami oleh para peserta. Antusiasme peserta terhadap pelatihan ini sangat baik, ditunjukkan dengan banyaknya pertanyaan yang diberikan kepada para narasumber. Dengan terlaksananya kegiatan ini peserta diharapkan akan memiliki pemahaman dan kemampuan akan manajemen arsip desa berbasis teknologi. (yud)
